更新日：2024年2月13日

鹿屋市の個人情報保護制度

個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）の規定に従い、適切な保護に取り組んでいます。

個人情報とは

個人に関する情報であって、特定の個人が識別されるものをいい、例えば、個人の氏名、住所、年齢、電話番号、職業、家族構成などそれを見れば特定の個人が分かってしまう全ての情報をいいます。市の公文書（職員が組織的に用いるものとして、市の機関が保有しているもの。電磁的記録も含まれます。）に記録されている個人情報が保護の対象です。

個人情報の保護制度を実施する市の機関（実施機関）は

鹿屋市長、鹿屋市教育委員会、鹿屋市選挙管理委員会、鹿屋市公平委員会、鹿屋市監査委員、鹿屋市農業委員会、鹿屋市固定資産評価審査委員会、鹿屋市公営企業管理者及び鹿屋市議会（議会は個人情報保護法の適用対象外となるため、鹿屋市議会の個人情報の保護に関する条例に基づき保護制度を実施します。）です。
市では次のように皆さんの個人情報を保護します。

個人情報の取扱いのルール

1. 個人情報ファイル簿の作成
   市が保有する個人情報の項目や取扱状況を分かりやすく示すため、個人情報ファイル簿を作成します。
2. 保有の制限
   個人情報は、できる限りその利用目的を特定し、利用目的を達成するために必要な範囲で保有します。

3. 利用目的の明示
   本人から直接書面により個人情報を取得するときは、あらかじめ本人に対し、その利用目的を明示します。

4. 適正な管理
   個人情報は、適正な管理のため、次のように取り扱います。
   (1)個人情報が過去又は現在の事実と合致するよう努める。
   (2)個人情報の漏えい、滅失又は毀損を防止する。
5. 取扱者の義務
   職員や市から個人情報の取扱いを委託された者は、業務上知り得た個人情報の内容を他人に知らせ、又は不当な目的に利用しません。
6. 利用及び提供の制限
   原則として、特定された利用目的以外には、個人情報を利用したり提供したりしません。例外的に外部に提供した場合は、相手に適正な取扱いを求めます。

皆さんの請求権

1. 自分の情報を見たいとき（開示請求権）
   どなたでも、市が保有する公文書に記録されている自分の個人情報について、その開示（閲覧・コピー等）を請求することができます。
2. 自分の情報の内容に誤りがあるとき（訂正請求権）
   開示を受けた自分の個人情報に事実の誤りがあるときは、その訂正、追加又は削除を請求することができます。
3. 自分の情報が適正に取り扱われていないとき（利用停止請求権）
   開示を受けた自分の個人情報が、適正に取り扱われていないと認めるときは、その利用停止、消去又は提供の停止を請求することができます。

個人情報の請求から開示まで

1. 請求者
   （請求書の提出）
2. 請求窓口
   ★受付（総務課又は事務担当課）
3. 市の機関
   ★開示等の可否の決定（事務担当課）（決定通知書の送付）
4. 請求者
   （決定通知書の持参）
5. 開示の実施
   ★閲覧・写し（コピー等）の交付

請求できる方

市民以外の方も含めて、どなたでもご利用いただけます。

請求できる情報

市の機関の職員が組織的に用いるものとして、市の機関が保有している公文書（電磁的記録も含む。）に記載されている個人情報が対象となります。
なお、亡くなられた方の情報は原則開示請求の対象とはなりませんが、一定の要件を満たす場合、開示請求とは別にご遺族の方へ提供が可能な場合があります。詳細はお問い合わせください。

請求の方法

請求をするときは、総務課又はその個人情報の担当課に請求書を提出してください。また、本人であることが確認できる書類(マイナンバーカード、運転免許証など)の提示又は提出が必要です。
なお、郵送による請求も可能ですが、本人確認書類とあわせて住民票の写し等が必要となりますのでご注意ください（ファクシミリ、電子メール等による請求はできません。）。

★本人であることが確認できる書類（PDF：411KB）

なお、郵送による請求において、本人確認書類として、個人番号カードの写しを提出する場合は個人番号部分、年金手帳又は年金証書の写しを提出する場合は基礎年金番号部分、被保険者証の写しを提出する場合は保険者番号、被保険者等記号・番号部分及び二次元コード（被保険者証によっては二次元コードが付されていないものもあります。）に黒塗りなど番号等が復元できない程度のマスキングを施した状態で提出してください。

★開示請求書
保有個人情報開示請求書（PDF：79KB）保有個人情報開示請求書（WORD：22KB）
（注）あて先が空欄です。請求される実施機関名（上記参照）を記載ください。
委任状（PDF：64KB）（任意代理人が申請する場合のみ）委任状（WORD：17KB）（任意代理人が申請する場合のみ）

開示の方法

請求された公文書の開示等をするかどうかを、原則として15日以内に決定し、文書でお知らせします。いつ、どこで開示するかもあわせてお知らせしますので、その日時にお知らせした場所（通常は、情報公開室）にお越しください。

開示の費用

• 公文書の閲覧・視聴は、無料です。ただし、紙文書の写しを請求される場合、複写代金をお支払いいただきます。（A3判以下の大きさの場合、白黒1面につき10円、カラー1面につき50円）
• 郵送の場合は、郵送代（切手代）を別途ご負担いただきます。
• 電磁的記録の写しを請求される場合は、別途有料になります。

開示できない個人情報

開示請求があった個人情報は原則として開示しますが、例外として、次に掲げる情報が含まれているときは、開示できない場合があります。

• 請求者以外の特定の個人を識別することができる情報
• 法令等の規定により本人に対しても開示することができないとされている情報
• 国、地方公共団体等が行う事務・事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがある情報など

市の決定に不服のあるときは

審査請求

市から通知のあった内容（不開示決定、不訂正決定、利用不停止決定等）について不服があるときは、市に対して審査請求をすることができます。

審査請求の対象等

1. 審査請求の対象は、行政庁の「不開示等決定処分」及び「不作為」です。
2. 審査請求書の提出先は、原則として審査庁事務の担当課(総務課法制係）となりますが、不開示等決定処分を行った課を経由してもすることができます。詳しくは不開示等決定処分を行った課又は総務課法制係へお問合せください。
3. 不開示等決定処分についての審査請求期間は、不開示等決定処分があったことを知った日の翌日から起算して3か月以内です。

(注)不開示等決定処分に対する審査請求については、不開示等決定通知書に、審査請求先及び審査請求ができる期間等が記載されていますので、ご確認ください。

審査請求書の記載事項等

審査請求書には、次の事項を記載し、直接持参するか、郵送にて提出してください。

(注)電子メール又はファックスでの審査請求書等の提出はできませんのでご注意ください。

1. 不開示等決定処分に対する審査請求
   ・審査請求の年月日
   ・審査請求人の氏名又は名称及び住所
   ・審査請求に係る処分の内容
   ・審査請求に係る処分があったことを知った年月日
   ・審査請求の趣旨及び理由
   ・処分庁の教示の有無及びその内容
   ・審査請求人が法人その他の団体であるときは、その代表者等の住所、氏名
2. 不作為に対する審査請求
   ・審査請求の年月日
   ・審査請求人の氏名又は名称並びに住所又は居所
   ・当該不作為に係る開示請求の内容及び年月日
   ・審査請求人が法人その他の団体であるときは、その代表者等の住所、氏名

鹿屋市情報公開・個人情報保護審査会

個人情報ファイル簿

お問い合せ先

総務部総務課

電話0994-31-1127